Konfigurowanie wysyłania faktur mailem odbywa się z menu górnego poprzez wybranie ścieżki Narzędzia->Konfiguracja Email.

Po wybraniu opcji pojawi się okienko jak poniżej:

Po pierwsze należy wskazać, gdzie będą zapisywane faktury PDF. Każdy wydruk tworzy nowy plik, co oznacza, że jeżeli wydrukujemy daną fakturę, następnie dokonamy jej modyfikacji i wydrukujemy ponownie, zapisze się jako plik z nowym numerem wersji. I taki zostanie wysłany.

Nazwa pliku faktury zapisuje się jako numer faktury (bez ukośników), nazwa klienta, nip klienta numer wersji.

Możemy także zaznaczyć opcje, czy chcemy by po wydruku PDF otwierał się folder z plikiem i sam PDF do podglądu.

Następnie należy wybrać sposób wysyłania maili. Jeżeli używamy programu typu outlook, wybrać należy opcję „mam program pocztowy”. To generalnie kończy konfigurację dla tego przypadku.

Wybierając opcję „wysyłam maile przez przeglądarkę, do wypełnienia pozostaje szereg pól do uzupełnienia. Program ma domyślne ustawienia dla gmail oraz wp.pl. Aby je wczytać należy wybrać podpowiedz ustawienia i kliknąć przycisk uzupełnij. Z uwagi na niebezpieczeństwo trzymania haseł na dysku, sugerujemy założenie innego konta niż aktualnie używanie, np. na wp.pl. Istnieje wtedy opcja, że klienci będą odpowiadać na ten mail. Wtedy najlepszą opcją jest przekierować przychodzące maile na ten adres, na adres email, którego używamy na co dzień.

Kolejną czynnością jest konfiguracja konta, wypełniamy email, z którego wysyłamy faktury, email na który przyjdzie kopia (by było wiadomo co poszło), login do konta oraz hasło. Powinien zostać także uzupełniony tytuł maila (np. „faktura za usługi”), treść (np. ” w załączeniu faktura vat”, oraz opis od kogo (np. Biuro Obsługi).

Po skonfigurowaniu konta mail wysyłamy wybierając z menu sprzedaż-> wyślij mailem.

Jeżeli klient ma ustawiony adres email, program przejdzie do okienka jak niżej. Inaczej adres email kontrahenta trzeba będzie uzupełnić. Można go także zmodyfikować.  W okienku jest także widoczna nazwa załączanego pliku, jej  klik otwiera podgląd PDF.

Jeżeli maila nie uda się wysłać, zostaniemy o tym poinformowani komunikatem.

Wysłane i niewysłane maile znajdują się w programie głównym, w menu->wysłane faktury. Kolorem zielonym oznaczone są te wysłane, a żółtym te, dla których wystąpił jakiś błąd.

To już wszystko. Po wysłaniu maila, będzie widoczne zestawienie jaki mail i do kogo wysłaliśmy.

Klikając dwukrotnie myszką na tabeli z mailami możemy otworzyć dołączony załącznik.